Quando Mara Franchini, dell’Ufficio Contabilità di Systema Ambiente, racconta com’era la gestione amministrativa prima del passaggio a eSOLVER, usa parole molto concrete: macchinosa, manuale, poco fluida.
Systema Ambiente operava con AS400 per la contabilità generale. Un sistema che aveva accompagnato l’azienda per anni, ma che nel tempo era diventato sempre meno adatto alle esigenze di una realtà articolata, con più impianti, divisioni operative, certificazioni, adempimenti fiscali e necessità di controllo sempre più puntuali.
“Con AS400 la gestione era molto macchinosa e basica: molte operazioni dovevano essere inserite manualmente.”
Il bisogno iniziale era chiaro: trovare una soluzione più moderna per la contabilità, capace di velocizzare l’inserimento dei dati, ridurre le attività manuali e migliorare i controlli.
Da qui nasce l’incontro con AGM.
IL PROGETTO IN SINTESI
Cliente: Systema Ambiente
Intervistata: Mara Franchini, Ufficio Contabilità
Settore: ambiente, rifiuti, gestione impianti e discariche
Situazione iniziale: contabilità generale su AS400
Prima soluzione adottata: eSOLVER per la contabilità e la gestione amministrativa
Integrazione successiva: PROFIS Azienda per bilanci, dichiarativi, fiscalità e consolidato
Evoluzioni successive: ciclo attivo, acquisizione automatica fatture dal software rifiuti, workflow acquisti
Risultato: processi più integrati, meno attività manuali, dati più rapidi per amministrazione e direzione
Chi è Systema Ambiente
Systema Ambiente opera nel settore ambientale e della gestione rifiuti. L’azienda nasce da un percorso di crescita e aggregazione iniziato negli anni Ottanta e oggi gestisce più unità operative e impianti, tra cui discariche, impianti di trattamento e attività legate al compostaggio.
L’azienda conta un fattorato di 30 Milioni di Euro, oltre 70 dipendenti e collaboratori e opera in un settore dove tracciabilità, certificazioni, audit e controllo dei processi hanno un ruolo centrale.
Prima di AGM: dati manuali, controlli limitati, tempi lunghi
Prima del progetto con AGM, la gestione contabile era basata su AS400.
Per Mara, il limite principale era la manualità. Le scritture contabili richiedevano inserimenti più rigidi, con meno automatismi e meno controlli rispetto a quelli oggi disponibili.
La gestione dei bilanci e dei dichiarativi richiedeva inoltre passaggi separati e rielaborazioni manuali, con maggiore rischio di errore e tempi più lunghi.
Il problema non era solo tecnologico. Era operativo.
Ogni dato inserito manualmente richiedeva tempo. Ogni controllo non automatizzato aumentava il rischio di incongruenze. Ogni software separato creava passaggi aggiuntivi.
L’esigenza era quindi passare da una gestione frammentata a un sistema più integrato.
Il primo passo: eSOLVER per la contabilità
Il primo intervento è stato l’inserimento di eSOLVER per la gestione contabile e amministrativa.
Per Systema Ambiente, il beneficio è stato immediatamente legato alla maggiore strutturazione del lavoro quotidiano: causali contabili, automatismi, stampe, controlli, gestione più ordinata dei pagamenti e delle registrazioni.
Un esempio concreto riguarda la gestione delle distinte di pagamento. In presenza di molte fatture da pagare, tra Ri.Ba. e bonifici, il sistema consente di lavorare in modo più ordinato, evitando duplicazioni e rendendo più semplice il controllo delle scadenze.
“Avevamo bisogno di lavorare più velocemente, con più controlli e con dati più integrati.”
Il passaggio a eSOLVER ha permesso a Systema Ambiente di superare una logica molto manuale e di impostare una gestione più efficiente della contabilità.
Il secondo passo: PROFIS Azienda per bilanci, dichiarativi e consolidato
Dopo l’introduzione di eSOLVER, il progetto si è ampliato con PROFIS Azienda.
L’obiettivo era integrare la contabilità con la parte fiscale, i bilanci, i dichiarativi e il consolidato.
Questo passaggio ha permesso di ridurre le rielaborazioni manuali e di lavorare su dati più coerenti tra contabilità e adempimenti successivi.
Per un’azienda come Systema Ambiente, che nel tempo ha gestito società, divisioni, centri di costo e nuove acquisizioni, questa integrazione ha rappresentato un vantaggio importante anche in termini di controllo di gestione.
I dati non devono più essere solo registrati: devono poter essere letti, riclassificati, controllati e messi a disposizione della direzione.
Le evoluzioni successive: ciclo attivo e acquisti
Nel tempo, il progetto non si è fermato alla contabilità e alla fiscalità.
Una delle evoluzioni più importanti ha riguardato il ciclo attivo. Systema Ambiente utilizzava un software specifico per le attività legate alle discariche e all’emissione delle fatture. Questo software era separato dalla contabilità.
Con il supporto di AGM è stata realizzata un’integrazione che consente l’acquisizione automatica delle fatture attive nel gestionale, riducendo attività manuali e passaggi duplicati.
Successivamente, il progetto si è esteso anche agli acquisti.
Prima, le richieste provenienti dalle diverse sedi venivano gestite con email, telefonate e fogli Excel. Oggi l’obiettivo è centralizzare il processo attraverso richieste di acquisto, workflow approvativi e collegamento ai centri di costo.
Questo permette una gestione più ordinata, più tracciabile e più utile anche per il controllo economico.
Benefici concreti: cosa è cambiato nel lavoro quotidiano
Il cambiamento principale raccontato da Mara Franchini riguarda il passaggio da una gestione manuale a una gestione più automatizzata e controllata.
Oggi Systema Ambiente può contare su:
- causali contabili più strutturate;
- controlli più efficaci sulle registrazioni;
- gestione più ordinata delle distinte di pagamento;
- minore rischio di duplicazioni nei pagamenti;
- dati contabili collegati a bilanci e dichiarativi;
- report più rapidi per amministrazione e direzione;
- centri di costo utili per leggere le performance delle divisioni;
- fatture attive acquisite automaticamente dal software rifiuti;
- processo acquisti più centralizzato e tracciabile.
| I NUMERI DEL PROGETTO / Area |
Prima |
Dopo |
| Bilanci e report infrannuali |
Fino a 2 giornate di lavoro |
Circa mezza giornata |
| Fatture attive dal software rifiuti |
Gestione manuale e separata |
Circa 300 fatture al mese acquisite automaticamente |
| Tempo sulla gestione fatture attive |
Inserimenti e controlli ripetitivi |
Circa 15 ore al mese risparmiate |
| Richieste di acquisto |
Email, telefonate e fogli Excel |
Circa 80 richieste al mese gestite tramite workflow |
Il valore del supporto nel cambiamento
Per Systema Ambiente, il passaggio dal vecchio sistema al nuovo non è stato percepito come un salto nel vuoto.
Il motivo è stato l’accompagnamento ricevuto durante le diverse fasi del progetto: configurazione, formazione, personalizzazioni, supporto operativo e adattamento del sistema alle peculiarità del settore.
“Il passaggio non è stato difficile, perché siamo stati ben supportati. Avevamo bisogno di essere accompagnati e AGM ci ha seguito passo dopo passo.”
Questo aspetto è particolarmente importante per le aziende che temono di cambiare gestionale per paura di perdere dati, rallentare l’operatività o non riuscire ad adattarsi a un nuovo metodo di lavoro.
Secondo Mara Franchini, il cambiamento richiede attenzione, ma con il giusto supporto diventa sostenibile.
Prima e dopo AGM
| Prima | Dopo |
|---|
| Contabilità generale su AS400 |
Contabilità e amministrazione con eSOLVER |
| Inserimenti manuali di dare e avere |
Causali contabili e automatismi |
| Controlli limitati |
Maggiori verifiche sui dati |
| Bilanci e dichiarativi gestiti con passaggi separati |
Integrazione con PROFIS Azienda |
| Software rifiuti non integrato con la contabilità |
Acquisizione automatica delle fatture attive |
| Richieste acquisti via email, telefono e fogli Excel |
Workflow acquisti più tracciabile |
| Reportistica più manuale |
Dati più rapidi per amministrazione e direzione |
Conclusione
La storia di Systema Ambiente mostra come un progetto gestionale efficace possa nascere da un’esigenza concreta e crescere nel tempo insieme all’azienda.
Il risultato è un sistema più integrato, più controllato e più vicino alle esigenze reali dell’azienda.
È un percorso realistico, simile a quello di molte aziende che oggi lavorano ancora con sistemi datati, strumenti separati o processi basati su email, Excel e attività manuali.
“A chi usa ancora sistemi poco integrati direi di andare oltre: si lavora meglio e si evita di sprecare ore in attività ripetitive.” conclude Mara Franchini.
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