Da una gestione frammentata a un sistema integrato per controllare l’intero processo, dal preventivo alla fatturazione
Gestire un’azienda manifatturiera significa coordinare informazioni commerciali, acquisti, produzione, magazzino, spedizioni e amministrazione. Quando questi processi non comunicano tra loro, aumentano le attività manuali, il rischio di errore e la difficoltà nel conoscere in tempo reale ciò che accade in azienda.
È la situazione che ha portato Prealux, azienda specializzata nella produzione di segnaletica e soluzioni per la sicurezza stradale, a scegliere eSOLVER con il supporto di AGM.
Il progetto, avviato dopo i primi incontri del 2021, ha permesso all’azienda di costruire un flusso gestionale integrato, migliorare il controllo della produzione e arrivare a una gestione più precisa del magazzino e della marginalità dei prodotti.
IL PROGETTO IN SINTESI
Cliente: Prealux
Intervistata: Giuseppina Taschini, dirigente e assistente alla direzione
Settore: segnaletica verticale e sicurezza stradale
Situazione iniziale: gestionale prevalentemente amministrativo, con produzione, approvvigionamenti e magazzino poco integrati
Soluzione adottata: eSOLVER con il supporto consulenziale e operativo di AGM
Avvio del progetto: ordine formalizzato a novembre 2021 con prima installazione sui server aziendali
Evoluzione successiva: gestione del magazzino fiscale e passaggio al Cloud SISTEMI nel 2024
Risultato: processi più integrati, maggiore controllo su produzione e magazzino, minore rischio di errore e dati più affidabili per acquisti, preventivi e analisi della marginalità
Prealux: sicurezza e segnaletica stradale dal 1985
Prealux opera dal 1985 nel settore della segnaletica stradale verticale e della sicurezza stradale.
Nel corso degli anni, l’azienda ha ampliato progressivamente le proprie attività. Alla produzione tradizionale tramite stampa serigrafica si sono aggiunte la stampa digitale e la realizzazione di soluzioni luminose, carrelli segnaletici e attenuatori d’urto.
L’azienda ha sede a Cologno al Serio, in provincia di Bergamo, e conta circa 24 dipendenti tra uffici e produzione.
A raccontare il percorso di trasformazione è Giuseppina Taschini, dirigente e assistente alla direzione di Prealux, che ha seguito direttamente la configurazione e l’evoluzione del sistema gestionale.
La clientela comprende enti pubblici, concessionarie autostradali, imprese che operano nella manutenzione stradale e operatori privati distribuiti su tutto il territorio nazionale, oltre ad alcuni clienti esteri.
Una parte importante della produzione è costituita da articoli configurati o realizzati su specifica richiesta. Ai semilavorati in ferro o alluminio vengono applicate stampe serigrafiche o digitali, a seconda della tipologia, del formato e delle caratteristiche del segnale richiesto.
Questa varietà produttiva rende indispensabile disporre di informazioni corrette e aggiornate su materiali, distinte base, disponibilità di magazzino e costi.
Il punto di partenza: un gestionale prevalentemente amministrativo
Prima dell’introduzione di eSOLVER, Prealux utilizzava un software gestionale principalmente orientato alla contabilità e agli adempimenti amministrativi.
La crescita del fatturato, l’aumento della complessità produttiva e il peso sempre maggiore del magazzino nel bilancio aziendale avevano però fatto emergere la necessità di una soluzione più completa.
Il sistema precedente non consentiva di gestire in modo efficace la produzione, gli ordini di conto lavoro, gli avanzamenti e gli approvvigionamenti.
Molte attività dovevano quindi essere controllate manualmente. Anche la gestione dei pagamenti, delle scadenze, della produzione e delle disponibilità di magazzino richiedeva verifiche separate e un notevole intervento da parte delle persone.
Uno dei principali problemi riguardava proprio la mancanza di una visione affidabile e aggiornata delle giacenze.
“Prima non sapevamo mai esattamente che cosa avevamo a magazzino. Oggi sappiamo quanto materiale abbiamo disponibile e possiamo gestire meglio anche gli acquisti.” — Giuseppina Taschini, dirigente e assistente alla direzione di Prealux
Per Prealux il magazzino ha inoltre un’importanza non soltanto operativa, ma anche fiscale e patrimoniale. La sua valorizzazione incide sul bilancio e richiede registrazioni precise, giacenze corrette e procedure rigorose per la gestione di eventuali rettifiche o rottamazioni.
La scelta di eSOLVER
La conoscenza iniziale di eSOLVER è arrivata anche grazie a una figura commerciale che aveva già utilizzato il software in una precedente esperienza professionale.
Dopo una serie di incontri, dimostrazioni e approfondimenti, Prealux ha formalizzato l’ordine nel novembre 2021.
La soluzione è stata inizialmente installata sui server dell’azienda. Dal 2024 l’ambiente è stato successivamente trasferito nel Cloud SISTEMI.
Tra gli elementi che hanno portato alla scelta di eSOLVER vi era la possibilità di collegare in un unico sistema:
- preventivi e ordini clienti;
- ordini di produzione;
- distinte base;
- conto lavoro;
- approvvigionamenti;
- avanzamenti produttivi;
- magazzino;
- documenti di trasporto;
- fatturazione;
- analisi dei costi e della marginalità.
Non si trattava quindi semplicemente di sostituire un software contabile, ma di creare una struttura gestionale capace di seguire l’intero processo aziendale.
Un flusso integrato, dalla richiesta del cliente alla fattura
Uno dei principali benefici ottenuti riguarda la concatenazione delle diverse fasi operative.
Il processo può iniziare con una richiesta del cliente e con la preparazione del preventivo. Una volta accettato, il preventivo viene trasformato in ordine cliente e successivamente in ordine di produzione.
Conclusa la produzione, vengono generati il documento di trasporto e la fattura.
Ogni passaggio rimane collegato ai precedenti, permettendo agli utenti di ricostruire la storia completa dell’ordine e dell’articolo.
“Tutti i passaggi sono concatenati. Possiamo vedere la cronistoria completa e tutto il reparto ha una visione del processo. In questo modo il margine di errore diventa minimo.” — Giuseppina Taschini, dirigente e assistente alla direzione di Prealux
L’ordine di produzione viene predisposto con la relativa distinta base, consentendo di conoscere in anticipo i materiali necessari.
Se un componente non è disponibile, il sistema permette di rilevarne la mancanza e procedere con l’approvvigionamento, riducendo il rischio di accorgersi troppo tardi dell’assenza di materiali indispensabili.
Anche l’area acquisti può quindi lavorare sulla base di dati più affidabili, evitando verifiche manuali, conteggi estemporanei e acquisti non necessari.
Più controllo sulla produzione e sugli avanzamenti
Con eSOLVER, Prealux può gestire ordini di produzione e conto lavoro, verificare lo stato di avanzamento delle attività e collegare le lavorazioni ai relativi articoli.
La maggiore disponibilità di informazioni ha permesso di rendere più efficiente la produzione e di ridurre gli errori rispetto alla situazione precedente.
Il ruolo di AGM a supporto del cambiamento di Prealux
L’introduzione di un nuovo sistema ha naturalmente richiesto un periodo di adattamento.
Le persone erano abituate da anni a procedure consolidate e, come spesso accade nei progetti di trasformazione digitale, il cambiamento iniziale ha generato qualche timore.
Il percorso è stato quindi accompagnato da attività di formazione, configurazione e supporto operativo.
“Quando si introduce un nuovo gestionale in un’azienda consolidata serve tempo. All’inizio alcune persone erano spaesate, ma dopo qualche mese il sistema è entrato nel lavoro quotidiano. I risultati si vedono progressivamente e migliorano man mano che lo si utilizza.” — Giuseppina Taschini, dirigente e assistente alla direzione di Prealux
Un aspetto fondamentale è stato anche il lavoro interno di codifica degli articoli e di organizzazione delle famiglie e macrofamiglie di prodotto.
AGM ha affiancato Prealux nella parametrizzazione del sistema e nella preparazione dell’ambiente necessario per partire con il nuovo modello gestionale.
Il magazzino sotto controllo in tempo reale
L’avvio della gestione fiscale del magazzino, dal 1° gennaio 2024, ha rappresentato uno dei momenti centrali del progetto.
Prealux aveva bisogno di conoscere con maggiore precisione:
- quantità disponibili;
- movimentazioni;
- valorizzazione delle giacenze;
- articoli acquistati, prodotti e venduti;
- rotazione dei prodotti;
- fabbisogni per la produzione;
- differenze e scostamenti rispetto ai periodi precedenti.
Grazie a eSOLVER, l’azienda dispone oggi di una visualizzazione più aggiornata delle giacenze e può effettuare controlli periodici sull’andamento del magazzino.
La direzione prepara anche analisi settimanali, confrontando acquisti, vendite, ordinato e spedito con lo stesso periodo dell’anno precedente.
Queste informazioni permettono di comprendere meglio l’andamento aziendale e di intervenire più rapidamente in presenza di variazioni significative.
Costificazione degli articoli e marginalità
Un altro vantaggio importante riguarda la possibilità di conoscere il costo degli articoli.
eSOLVER consente di considerare materiali, lavorazioni interne, componenti acquistati e altre informazioni collegate alla produzione.
Prealux può così disporre della costificazione del prodotto e utilizzarla per valutare la marginalità.
Questa informazione è particolarmente utile nella preparazione dei preventivi e nella partecipazione alle gare d’appalto.
“Avendo gli articoli costificati, possiamo capire con quale margine presentare un preventivo o un’offerta. Non dobbiamo ricostruire ogni volta i dati manualmente.” — Giuseppina Taschini, dirigente e assistente alla direzione di Prealux
L’azienda può inoltre analizzare la marginalità per macrofamiglia e valutare la rotazione dei diversi articoli presenti a magazzino.
Il gestionale non rappresenta quindi soltanto uno strumento operativo, ma anche una base informativa a supporto delle decisioni commerciali oltre che produttive.
Il passaggio al Cloud SISTEMI
Dopo la prima installazione sui server aziendali, nel 2024 Prealux ha trasferito eSOLVER nel Cloud SISTEMI.
La migrazione si è svolta in modo lineare, senza modificare le modalità operative del software.
“Il passaggio è stato tranquillo. Nel giro di pochi giorni era tutto operativo e non abbiamo avuto cambiamenti particolari nel modo di lavorare.” — Giuseppina Taschini, dirigente e assistente alla direzione di Prealux
Il cloud ha inoltre permesso all’azienda di adottare un’infrastruttura con criteri di sicurezza più evoluti e di ridurre la dipendenza dalla gestione diretta dei server locali.
AGM: un Partner Strategico, non solo un fornitore di software
Un elemento particolarmente valorizzato da Prealux è il rapporto costruito con il team AGM.
Il supporto non si è limitato alla formazione sulle funzionalità del gestionale. Nel tempo, i consulenti AGM hanno aiutato l’azienda a valutare come organizzare meglio le registrazioni, impostare i processi e affrontare esigenze operative specifiche.
“Non è stato semplicemente un corso in cui ci hanno spiegato quali tasti premere. Di fronte alle diverse necessità ci siamo sempre confrontati e abbiamo ricevuto consigli su come gestire meglio i processi.” — Giuseppina Taschini, dirigente e assistente alla direzione di Prealux
La disponibilità dell’assistenza ha avuto un ruolo fondamentale soprattutto nelle prime fasi, quando le persone dovevano acquisire familiarità con il nuovo sistema.
Con il consolidamento delle competenze interne, le richieste di supporto sono diminuite, ma AGM continua a rappresentare un riferimento per verifiche, approfondimenti ed evoluzioni future.
“AGM non è soltanto il fornitore del software. È un partner consulenziale esterno al quale possiamo rivolgerci quando emerge una nuova esigenza.” — Giuseppina Taschini, dirigente e assistente alla direzione di Prealux
Numeri e dati concreti, Prima e dopo AGM
I dati emersi dall’intervista consentono di descrivere il cambiamento con indicatori operativi concreti.
| Indicatore |
Prima di eSOLVER |
Con eSOLVER |
Risultato ottenuto |
| Analisi e controllo del magazzino |
Per effettuare un’analisi completa erano necessari alcuni giorni. |
La situazione del magazzino è costantemente aggiornata e consultabile. |
Controllo continuo delle giacenze e riduzione del margine di errore del 90%. |
| Gestione degli ordini |
La gestione di un singolo ordine richiedeva almeno un’ora, con il rischio di riportare dati non coerenti con il preventivo formulato. |
L’ordine viene gestito in pochi minuti, recuperando direttamente le informazioni collegate al preventivo. |
Risparmio di circa 50-55 minuti per ogni ordine e azzeramento degli errori rispetto al preventivo originario. Il risparmio settimanale complessivo dipende dal numero di ordini elaborati. |
| Preparazione dei preventivi |
Per preparare un preventivo era necessaria almeno un’ora. |
Un preventivo viene predisposto in circa 15-20 minuti, disponendo già di informazioni aggiornate sui costi. |
Riduzione dei tempi compresa tra il 67% e il 75%, con maggiore controllo sulla marginalità dell’offerta. |
| Monitoraggio e report direzionali |
I report venivano preparati mensilmente dall’amministrazione, attraverso attività di elaborazione particolarmente lunghe. |
La direzione prepara direttamente report con cadenza settimanale, monitorando acquisti, vendite, ordinato e spedito. |
Passaggio da un controllo mensile a uno settimanale, con un margine di errore dichiarato pari a zero. |
| Costificazione degli articoli e marginalità |
Il precedente gestionale attribuiva automaticamente un costo, ma l’assenza delle distinte base non permetteva di considerare correttamente materiali, lavorazioni e cicli operativi. |
Una volta elaborata la distinta base, il singolo articolo può essere costificato in pochi secondi e mantenuto aggiornato secondo costo ultimo, costo medio ponderato o costo standard. |
Costificazione disponibile in pochi secondi e margine di errore pari a zero, salvo eventuali dati inseriti in modo errato dall’operatore. Gli scostamenti evidenziati dal sistema permettono inoltre di individuare rapidamente le informazioni da verificare. |
| Flusso dell’ordine |
Passaggi separati e controlli manuali tra i reparti. |
Cinque fasi collegate: preventivo, ordine cliente, ordine di produzione, DDT e fattura. |
Tracciabilità completa dell’intero processo, senza dover reinserire le stesse informazioni nei diversi passaggi. |
| Produzione e approvvigionamenti |
Nessuna gestione integrata di ordini di produzione, conto lavoro, avanzamenti e fabbisogni. |
Ordini di produzione collegati alle distinte base, controllo degli avanzamenti e verifica preventiva dei materiali necessari. |
Maggiore capacità di programmare gli acquisti e riduzione del rischio di interrompere la produzione per materiali mancanti. |
| Infrastruttura |
Installazione iniziale sui server aziendali. |
Passaggio al Cloud SISTEMI nel 2024, completato in circa due giorni senza modificare le procedure operative. |
Infrastruttura più evoluta e minore dipendenza dalla gestione diretta dei server locali. |